Как эффективно управлять командой и всегда достигать цели? Где узкие места в ваших процессах? Какую модель управления выбрать и как правильно пользоваться техниками менеджмента?

Начинаем цикл статей о менеджменте! Каждую пятницу в течение двух месяцев мы будем делиться советами и техниками по управлению командой и процессами, которые помогут вам быть максимально эффективным руководителем.

Будет много аббревиатур и названий: PAEI, PDCA, OKR, Scrum и так далее. Но мы коротко и понятно объясним, как они работают, и вы сможете не только блеснуть знаниями в кругу друзей, но и оптимизировать работу вашей команды. Будет очень интересно, познавательно и полезно. 

Итак, поехали! 

Сегодня мы поговорим о том, с какими сложностями чаще всего сталкиваются руководители и как с ними бороться.  

Не секрет, что одна из главных ежедневных проблем руководителя – работа подчиненных. Задачи могут выполняться не в срок или не выполняться вовсе, а качество результата иногда оставляет желать лучшего. Разумеется, если хочешь, чтобы что-то было сделано хорошо, сделай это сам. Но рук на все не хватит, да и линейные сотрудники на то и есть, чтобы выполнять задачи руководителя.

Давайте разберемся, как определить, в чем проблема, и устранить ее раз и навсегда!

В каждой выполненной задаче есть 2 важных составляющих: сроки и качество. В зависимости от того, что из них чаще страдает в вашей команде, вам как руководителю необходимо принимать те или иные меры.

Чтобы выяснить причины неудачи, пообщайтесь с исполнителем. В беседе используйте метод Пяти «Почему?», чтобы добраться до истиной причины проблемы, где каждое следующее «Почему?» детализирует предыдущий ответ. Например:

1. Почему в презентации нет раздела с портфолио клиентов? – Потому что я не успел составить его.
   
2. Почему ты не успел составить его? – Потому что был занят другими задачами.
3. Почему ты был занят другими задачами? – Потому что они давно уже стоят и сроки по ним тоже горят.
4. Почему они давно стоят и сроки по ним тоже горят? – Потому что задач много и я не знаю, за что браться в первую очередь.
5. Почему из много и ты не знаешь, за что браться в первую очередь? – Потому что не понимаю, какие из задач важные, а какие – нет.

В целом, проблемы с задачами, связанные в высокой загруженностью исполнителя, встречаются достаточно часто. Поэтому всегда уточняйте у исполнителя, справится ли он в назначенный срок. Если да, то отдаем задачу в работу и контролируем. Если нет, самый очевидный выход – найти другого исполнителя. Чтобы при этом не потерять в качестве, выбирайте нового исполнителя с учетом следующих критериев:

• Квалификация сотрудника.
• Мотивированность.
• Репутация.
• Занятость сотрудника.
• Сложность и инновационность работы.
• Критичность качества работы.

Один из наиболее популярных методов приоритизации – RICE. Он предполагает оценку задач по следующим критериям:

• R (reach) – охват. Какое количество людей или событий затронет результат задачи?
• I (impact) – влияние. Насколько сильное влияние окажет результат задачи? 
• С (confidence) – уверенность в показателях оценки. Корректирующая составляющая. Насколько вы уверены в тех оценках, которыми оцениваете конкретную задачу?
• E (effort) – трудозатраты. Сколько времени понадобится, чтобы выполнить задачу?

Разумеется, иногда имеет смысл точечно «тушить пожары», разбираясь с конкретным исполнителем по конкретным задачам.  Это целесообразно, если в общем вас устраивает и качество, и сроки выполняемых задач, но по какой-то причине разово что-то пошло не так. Куда более часто недочеты случаются с достаточной периодичностью, чтобы стать проблемой. 

Вот несколько советов, которые помогут вам правильно выстроить работу с сотрудниками по задачам:

1. Ставьте понятные исполнителю задачи. Для этого нужна конкретизация. Объем, в котором следует описывать задачу исполнителю зависит от уровня передачи поручения, т.е. делегирования задачи. 

Важно понимать, что уровень делегирования должен соответствовать уровню исполнителя. Например, если на уровне идеи передать задачу по созданию шаблона КП новому менеджеру по продажам, задача скорее всего не будет выполнена в срок и результат не будет удовлетворительным. Если же делегировать эту задачу руководителю отдела продаж на уровне инструкций, шаблон КП получится хорошим, но работа над ним займет слишком много времени дорогого сотрудника. Таким образом, стоит делегировать опытному руководителю задачу на уровне идеи, а новому линейному сотруднику – на уровне инструкций.

2. Дробите задачи на более мелкие. Это облегчит промежуточный контроль и позволит быстро устранить проблемы. Также, возможно, в связи с компетенцией или загрузкой сотрудников придется назначить разных людей ответственными за разные этапы.

Например, в Битрикс24 эта возможность реализована с помощью подзадач и чек-листов.

3. Наделите исполнителя равными полномочиями и ответственностью. Если сотрудник отвечает за результат, скажем, зарплатой или премией, он будет максимально замотивирован сдать качественно выполнить задачу в установленный срок. Но если ответственность есть, а полномочий нет, то он в процессе столкнется с большим количеством препятствий и скорее всего задача будет провалена. Низкая ответственность же повлечет за собой низкое качество.

Здесь работает простая математика:

Так, если наделись сотрудника полномочиями, но не обозначить ответственность, он может попросту «спустить» задачу на других, а когда приблизятся сроки, быстро собрать и скомпоновать результаты и, без тщательной проверки, отдать руководителю. Разумеется, результат такой работы не будет годиться. И наоборот, если обозначить ответственность, но не наделить, например, менеджера по продажам полномочиями контролировать сроки, забирать и утверждать изображения для КП от дизайнера, он будет каждый раз стучаться к последнему через двух руководителей, тратя на процесс время четырех человек. 

4. Тщательно отбирайте исполнителей. Исполнитель должен:

• Обладать нужной квалификацией для выполнения задачи. Если вы попросите копирайтера, который занимается написанием текстов, настроить рекламу в социальных сетях, вы вряд ли останетесь довольны как скоростью работы, так и результатом. Если сотрудника с нужной компетенцией у вас нет, стоит задуматься о найме или обучении, или же об услугах агентства или аутсорсера. 
• Быть замотивированным. Чем больше мотивация, тем лучше результат. Какую модель и способ мотивации выбрать – решать вам. 
• Быть в меру загруженным с учетом срока выполнения задачи. Будем реалистами: сотрудник не отрастит вторую голову и пару рук, чтобы одновременно выполнять две задачи. В случае, если загрузка сотрудника не позволяет ему выполнить в срок поставленные ранее и новые задачи, расставьте приоритеты и сдвиньте сроки менее важных задач. Или же передайте часть его задач другому сотруднику. 

 

5. Обеспечьте сотрудника всем нужным для выполнения задачи: программное обеспечение, доступы, бюджет и другое. Если сотруднику не достает чего-либо для выполнения задачи, это может привести как к снижению качества или увеличению сроков, так и к не выполнению задачи в целом.

 
6. Наладьте оперативную коммуникацию и обратную связь. В Битрикс24 можно обсуждать работу и результаты прямо в задачах. Таким образом, ваш комментарий точно не потеряется и будет принят к сведенью исполнителем. 

7. Правильно выставьте сроки выполнения задачи. Разумеется, иногда задачи, поставленные сегодня, должны быть выполнены еще вчера, однако такой подход в корне не верен. При выставлении сроков учитываете реальное время на выполнение задачи, квалификацию сотрудника и его загруженность. При этом, уточняйте у исполнителя, будет ли задача выполнена в предложенный вами срок, чтобы не обманываться в ожиданиях. Если критически важно завершить задачу в установленный срок, можно установить Redline – время сдачи проекта внутри компании или отдела, и Deadline – критичный срок, когда задача должна быть полностью завершена. Между ними лучше оставить достаточное для правок и корректировок время. 

8. Производите контроль задач. К сожалению, многие понимают под контролем только финальную оценку результата работ. И разочарование в таких случаях не редкость. Исполнитель мог не правильно уяснить задачу или же в процессе «свернуть не туда». Поэтому контроль лучше производить в нескольких точках:

• При постановке задачи – уточняем, правильно ли сотрудник понял задачу.
• Промежуточный контроль. Он может быть текущим, когда вы сверяетесь с исполнителем, например, на планерках, тематическим, когда исполнитель показывает вам логически завершенную часть работы, или рубежным, когда за определенный период до окончания срока вы запрашиваете у исполнителя промежуточный результат.
• Итоговый контроль – вы получаете уже готовый результат и оцениваете его.

9. Промежуточный контроль - не значит микроменеджмент. Нет прока в контроле всех задач всех сотрудников по нескольку раз в день без определенной цели. Если приучить сотрудников к постоянному контролю, это не только снизит их эффективность, но и сделает их несамостоятельными и незамотивированными. Обозначьте точки промежуточного контроля, например, с периодичностью во времени или по конкретным промежуточным итогам. Это не только позволит вам и сотруднику эффективно работать над задачами, но и значительно сэкономит время обоих. 

Нельзя не сказать, что микроменеджмент, как стиль управления иногда может быть полезен. Например, в случае, ввода в работу нового сотрудника или если уже имеющиеся совсем «отбились от рук». Но это мера скорее временная и точечная.

Подробнее обо всех стилях управления и в каких случаях их стоит применять – уже в новой статье в следующую пятницу. 

Подписывайтесь на наши соцсети, чтобы не пропустить!