Тендеры или конкурсные торги – один из современных способов реализовать товар либо закупить его, оказать услуги либо, наоборот, запросить их и получить в установленный срок. Организовать тендер либо принять в нём участие может как государственное, так и частное предприятие.

Каждая организация, которая нуждается в каких-либо товарах/услугах, стремится найти и закупить необходимое с оптимальным соотношением «цена/качество», при этом сведя к нулю все риски, связанные с процедурой закупки: поставка некачественного товара, ненадёжный поставщик, который не придерживается обозначенных сроков и т.д. Конкурсные торги позволяют выбрать подходящий по всем параметрам продукт и, главное, обеспечивают прозрачность процедуры закупки за счет её регламентации, поэтому с каждым годом набирают всё большую популярность среди малого, среднего, а также крупного сегментов предпринимательства. Кроме того, организаторы тендера получают возможность расширить круг привычных поставщиков, а участники, в свою очередь, получают шанс проявить себя, обратить внимание на свой продукт и найти новых заказчиков.

Преимущества тендеров нельзя переоценить. Однако, есть и существенный недостаток: организация и участие в тендерах – весьма сложный процесс, влекущий за собой большие временные затраты на выполнение ряда специфических задач, которые определены строгим регламентом.

Организаторы должны заранее подготовить документы, в которых оговорены все условия, сроки выполняемых работ, объем закупаемых товаров и т.д. и подкрепить ими тендер. Далее необходимо собрать и обработать заявки от участников, внимательно рассмотреть, оценить все предложения и в итоге выбрать одно, наиболее подходящее.

Участники тендера должны основательно изучить условия аукциона, подготовить и собрать необходимый пакет документов, своевременно подать заявку и разместить её на специальной электронной площадке для проведения торгов.

Есть ли какой-то способ оптимизировать все эти процессы?

Да – с помощью Битрикс 24 CRM.

CRM система для бизнеса Битрикс24 позволяет упросить как процесс организации тендера, так и участия в нём. Существенный плюс, что все необходимые настройки осуществляются с использованием стандартного функционала Битрикс – через раздел CRM.

В раздел CRM Битрикс24 возможно добавить направление сделки – «Тендеры» и в нём сформировать индивидуальную воронку продаж со специфическими стадиями, которые соответствуют процессу организации тендера либо участия в нём. Какие это могут быть стадии? Например, при участии в тендере компания может идти по воронке, останавливаясь на следующих этапах:

• Новый тендер
• Согласование участия
• Подготовка заявки
• Размещение заявки
• Заявка подана
• Документы подготовлены
• Подписание договора
• Финал (успешно – победа в тендере, не успешно – заявка не принята)

Карточка сделки в данном случае – это своеобразная анкета тендера. В ней можно сохранить и затем в нужный момент найти всю необходимую информацию о конкретном аукционе: название тендера, ссылку на него на электронной площадке для проведения конкурсных торгов, подробную информацию о компании-организаторе, такие условия тендера, как сумма закупки, объем закупаемых товаров/работ, крайняя дата подачи заявки, крайняя дата отгрузки и т.д. Важно, что в карточке можно настроить обязательные для заполнения поля, поэтому менеджеры не смогут опустить какую-то критически важную информацию при внесении данных в сделку.

Очень удобно, что, двигаясь по стадиям, всю тендерную документацию можно добавлять прямо в карточку сделки по данной конкретной закупке – для этого есть специально отведенное поле. Эта опция гарантирует вам, что ни один документ не потеряется и будет доступен для всех, кто задействован в процедуре закупки.

Существенный плюс ведения процедуры закупки именно в Битрикс CRM – возможность настройки роботизации – это специальные роботы-подсказчики, которые выставляют в адрес ответственных менеджеров соответствующие конкретным этапам воронки задачи, присылают напоминания, чтобы поручения выполнялись своевременно. Например, отметив в карточке сделки крайнюю дату подачи заявки, можно настроить робота, который условно за 5 дней до указанного срока пришлет руководителю и ответственным сотрудникам уведомление о приближении дедлайна. Это очень удобно и практически исключает человеческий фактор.

На стадии «Финал» ответственный за сделку сотрудник переводит её в успешную либо неуспешную стадию. Важно, что при исходе, когда заявка не была принята, обязательно необходимо указать причину, почему именно сделка была провалена. Причины могут быть разными, настраиваются индивидуально, их можно добавлять/убирать:

• Проигрыш
• Заказчик отказался
• Спам
• Низкая цена контракта
• Нереальные сроки подачи заявки
• Нереальные сроки выполнения контракта

Владея данной информацией, можно анализировать наиболее частые причины провалов и делать выводы.

В результате:

• вся информация по тендеру собирается и хранится в одном месте;
• в интерфейсе сделок и задач отображаются все работы, которые выполняются либо выполнялись по конкретному тендеру;
• задачи и уведомления на нужных этапах помогают руководству и сотрудникам: руководителю стало проще контролировать работу ответственных менеджеров, а сотрудникам, в свою очередь, понятен алгоритм работы;
• процесс стал более быстрым – за счет максимальной автоматизации;
• собираются необходимые аналитические данные.

Нужны подробности? Обращайтесь в «СофтСервис»!

Заполните форму ниже и наши специалисты свяжутся с вами и ответят на все ваши вопросы!

+375 29 325 41 55
e-mail: bitrix@softservice.by