Все инструменты для удаленной работы

ВРЕМЯ ЧТЕНИЯ 10 МИНУТ

«Мастхэв» удаленщика и его руководителя:
настраиваем контролируемый рабочий процесс

Последняя статья блока «про удаленку» будет посвящена прикладным инструментам, которые помогут сделать удаленную работу более прозрачной и эффективной. Разумеется, все они применимы и к офисным сотрудникам, отметим лишь, что не использование их на удаленке значительно ухудшит как сам рабочий процесс, так и результаты выполненных задач.

О чем пойдет речь:

Работа с задачами и проектами

В каком отделе бы ни работал сотрудник, какую бы должность ни занимал, все, что он делает легко укладывается в систему задач.

Один из самых простых и действенных инструментов здесь – задачи в Битрикс24:

их легко ставить;
в них удобно вести все коммуникации, правки и утверждения;
ими удобно управлять, планировать и контролировать сроки;
с помощью задач Битрикс24 легко вести отчетность.

При этом для разного типа задач можно использовать разные инструменты Битрикс24:

Простые задачи, задачи с чек-листами и подзадачами для несложных разовых задач. Подробнее о том, как работает инструмент в Битрикс24 смотрите в соответствующем блоке онлайн-встречи по ссылке.
Проекты и Скрам для сложных нерегулярных и длительных по времени задач. Об инструменте Скрам читайте ниже в этой статье, а также смотрите в видео.
Шаблоны задач для сложных регулярных задач. О том, как работает этот инструмент, смотрите здесь.
Инструменты автоматизации задач для простых повторяющихся задач. Об работе с этим типом задач смотрите в видео.

Командная работа

Поскольку недостаток и низкое качество коммуникаций – одна из основных проблем удаленной работы, здесь очень важно найти грамотный подход и выстроить рабочую и эффективную систему взаимодействия между членами команды.

В этом поможет инструмент Скрам в Битрикс24.

Подробно о методологии Скрам мы уже рассказали в одной из предыдущих статей нашего блога, но если коротко, Скрам – это методология командной работы, которая подразумевает распределение всех задач, которые необходимо выполнить в ходе работы над проектом, на одинаковые по времени отрезки (спринты), проведение звонков и встреч для отчетности по работе, совершенной за спринт, и планировании будущего спринта. Также Скрам предполагает ежедневные короткие (не более 10-15 минут) созвоны всей командой для выявления возникших у членов команды проблем и оперативного поиска эффективных путей их решения.

Данный метод позволяет:

быстро реагировать на новые вводные данные;
всем сотрудникам быть в курсе происходящих у коллег событий, что помогает быстро и безболезненно корректировать общий курс работы над проектом;
достичь максимально качественного результата путем своевременного внесения корректировок и правок в работу.

Как работать по методологии Скрам?

1. В самом начале, на этапе планирования работы над проектом все задачи заносятся в бэклог – общий перечень задач. Эти задачи могут впоследствии корректироваться и детализироваться. Все задачи можно разделить по темам или эпикам, в зависимости от того, к какому направлению они относятся. В примере выше это: вебинар, актуализация сайта, акции и скидки, работа с соцсетями и так далее. Это помогает оценить общую загруженность каждого направления.

2. Каждой задаче присваивается оценка, выраженная количественно в стори-пойнтах. Это относительная величина, которая позволяет понять, какое количество времени и усилий необходимо для выполнения конкретной задачи.

3. Задачи в бэклоге распределяются по приоритетности, первоочередности и этапности. Так, вы увидите, какие задачи нужно выполнить уже сейчас или в ближайшее время. Эти задачи можно отнести в ближайший спринт, т.е. ближайший временной отрезок.

4. Когда спринт сформирован, можно запустить его. При этом работа будет вестись по заранее настроенным этапам и соответствовать вашему бизнес-процессу. На этом этапе непосредственно ведется работа над задачами, которую удобно отслеживать и контролировать с помощью канбан-доски в Битрикс24, как на примере.

В нашем примере это 5 этапов: новые задачи, выполняются, на утверждении ОМ, на утверждении ГД и сделаны. Здесь можно настроить любые стадии исходя из ваших процессов.

Важно, что ежедневные созвоны можно запланировать из интерфейса Скрам Битрикс24, и они будут автоматически заноситься в календари всех сотрудников, участвующих в Скраме, в заданное время.

5. Когда спринт подходит к концу все члены команды собираются для обсуждения итогов прошедшего спринта и планирования будущего. Эти встречи также выставляются в календари всех участников прямо из интерфейса Скрам в Битрикс24. При наполнении задачами будущего спринта важно учитывать количество стори-поинтов – оно должно быть примерно одинаковое в каждом спринте. Это позволит сохранить нормальную загрузку членов команды. При этом важно понимать, что если по результатам предыдущего спринта команда не успела выполнить многие задачи, количество стори-поинтов для следующего спринта стоит снизить. Если же наоборот у них осталось достаточно много свободного времени – увеличить.

6. Завершаем предыдущий спринт. При этом мы видим статистику по спринту: какой объем запланированной работы был выполнен, какие эпики были затронуты и т.д. Также система предлагает действия, которые можно применить к тем задачам, которые не были завершены.

7. Продолжаем работать, проверяем задачи и запускаем следующий спринт.

Таким образом можно организовать совместную гибкую работу удаленных сотрудников с постоянными но умеренными коммуникациями, быстро оценивать результат работы команды, производить оперирование задачами и планирование будущих работ.

Ресурсы удаленщика

Немаловажно обеспечить удаленщику доступ ко всем необходимым для работы ресурсам, среди которых немалую роль играют информационные.

Битрикс24 предоставит удаленным сотрудникам доступ к:

Базе знаний компании, направления и проекта. Для разных сотрудником могут быть разные права доступа как к отдельным документам, так и к целым папкам, где будет храниться вся необходимая информация.
Сотрудникам из их команды и смежных направлений. В Битрикс24 хранится не только информация о структуре компании, ее подразделениях и отдельных контактных лицах, но и есть возможность быстро связаться с ними в чате, написать им на почту или же позвонить.
Информации о присутствии сотрудника на рабочем месте. Так, к примеру, если удаленный сотрудник ставит задачу на кого-то из коллег, кто находится в отпуске, система автоматически покажет ему эту информацию, и он сможет принять решение, отложить задачу до выхода коллеги на работу или же поставить его на другого сотрудника. Кроме того, в чате отображается и статус сотрудника. Так, к примеру, удаленщик поймет, что его коллега ушел обедать и сможет ответить на его вопрос только когда вернется.

Что касается чата, и он, и почта, и работа с задачам, клиентами, базой знаний и другими инструментами реализованы и в мобильном приложении. Поэтому сотрудник сможет дать быстрый ответ на вопрос коллеги и находясь на перерыве.

Контроль удаленной работы: время, задачи, общая эффективность

В Битрикс24 очень удобно вести отчетность по работе удаленных сотрудников. При этом можно делать это не только в разрезе времени, когда сотрудник находился в системе, но и в разрезе выполненных задач и затраченного на них времени.

Так, к примеру в отчете за день в Битрикс24 отображается:

время начала, конца, а также длительность рабочего дня и перерывов, которые делал сотрудник;
задачи, которые были актуальны на этот день, над которыми велась работа и сколько времени каждая из задач заняла у сотрудника;
встречи и другие события, в которых участвовал сотрудник и сколько времени это заняло;
комментарии и вопросы сотрудника относительно рабочего дня и задач.

Подробнее об этом отчете смотрите в отрезке онлайн-марафона по ссылке.

Еще один инструмент, которым удобно пользоваться для контроля работы удаленщиков – это отчет по выполненным работам. Он отображает количество выполненных и не выполненных задач за указанный период. Подробнее о нем смотрите в видео.

Интересен и отчет по задачам, в котором на 1 экране отображается информация по статусам всех задач для выбранного сотрудника за определенный период. Он помогает понять, на какой стадии находятся задачи сотрудника и своевременно среагировать на потенциально возможные проблемы.

Битрикс24 также дает быструю оценку эффективности и активности сотрудника.

Отчет об эффективности сотрудника отображает общую оценку эффективности за выбранный период, показывает количество задач в работе, завершенных задач и замечаний к задачам. При этом кликнув на каждое значение можно перейти к определённой группе задач и непосредственно к каждой из них. Также отображается и эффективность по дням, что дает руководителю понимание, в какой момент в работе сотрудника наметились ухудшения, с чем это может быть связано и какие меры можно предпринять, чтобы наладить ситуацию.

Интересен и инструмент «Пульс активности». Он показывает степень участия сотрудника в разных направлениях: социальная жизнь, задачи и проекты, количество коммуникаций, CRM и другие. Также данный инструмент дает относительную оценку показателей сотрудника по сравнению с коллегами внутри конкретного отдела и в целом по кампании.

Это помогает понять, насколько сотрудник вовлечен в дела компании и может сигнализировать о ряде возникших проблем и необходимости оказать ему помощь.

Сегодня мы рассказали, какие практические инструменты необходимы для качественной работы удаленного сотрудника. Этим мы завершаем «месяц удаленки» нашего блога. Если вы пропустили предыдущие статьи по данной теме, их можно найти здесь.

А еще смотрите запись онлайн-встречи «Удаленщики: как их нанимать и как с ними работать».

И не забывайте подписываться на нашу рассылку и соцсети, чтобы не пропустить свежие пятничные статьи!

В следующем месяце поговорим о том, чем отличается работа с командой и клиентами онлайн и офлайн, в чем их недостатки и преимущества, и как перенести лучшее из одного формата в другой.