«Какой вопрос, такой ответ» – достаточно расхожая фраза. И, если отбросить негативную окраску ситуации, в которой ее обычно произносят, не лишенная смысла.

В самом деле, для того, чтобы получить качественный результат, в первую очередь необходимо сформулировать качественный запрос. И в рабочей рутине этот принцип тоже действует. Часто не потому, что исполнитель не хочет или не может, а потому, что имеет место ряд препятствий на пути к выполнению поставленной руководителем задачи, кроющихся в самой формулировке: она может быть неправильно понята исполнителем, сам исполнитель может быть подобран некорректно, сроки могут быть нереалистичными и многое другое.

В этой статье мы расскажем, как ставить задачи, чтобы их качество и сроки выполнения соответствовали ожиданиям:

• как формулировать задачи в зависимости от типа корпоративной культуры;
• по какому алгоритму ставить задачи;
• что учесть при постановке задачи;
• какой способ постановки задачи выбрать в зависимости от ситуации.

В одной из предыдущих статей мы уже рассмотрели стили управления и их применение. В классическом менеджменте значительное влияние на формулировку задач имеет и корпоративная культура. 

Можно долго рассуждать на тему корпоративной культуры и формулировок, на деле же в современном мире руководители редко задумываются об этом и выбирают формат «по настроению», что может или обидеть и снизить лояльность сотрудника. Или же, наоборот, вызвать отношение к задаче как к неважной и снизить ответственность сотрудника при ее выполнении. 

Кроме того, значительное влияние выбор формулировки оказывает скорее при устной постановке задачи, или когда это делается в письме или в сообщении в Skype, что делать не рекомендуется. И на то есть свои причины, о которых поговорим ниже. 

Итак, в этой статье мы собрали для вас главные правила постановки задач, которые помогут достичь желаемого результата.

Какие критерии учитывать при выборе исполнителя задачи?

Важнейший этап в постановке задач. Именно от него зависит то, в нужном ли направлении пойдет исполнитель и будет ли удовлетворительным результат. 

Существует множество методик постановки задач, и в данной статье мы рассмотрим 3 наиболее популярные из них:

• SMART;
• TOTE;
• HD-RW-RM.

Самый известный подход. Его суть заключается в максимально четкой и понятной постановке задач, с помощью соответствия ряду критериев. 

Для этого задача должна быть:

• S (specific) – конкретная. Что нужно сделать и каким способом.
• M (maesurable) – измеримая. Количественная оценка результата.
• A (achievable) – достижимая. Выполнение задачи должно быть возможно с учетом внешних и внутренних факторов.
• R (relevant) – значимая. Выполнение этой задачи должно влиять на показатели компании. 
• T (time bound) – ограниченная во времени. Выполнение задачи должно иметь начало и конец.

Цель этого метода – сделать задачу максимально понятной через ее детализацию. Этот способ лучше всего подходит для постановки задач новичкам.

Расшифровка метода:

• T (test1) – цель. Какой результат нужно получить.
• O (operation) – работа. Какие действия нужно выполнить для получения результата.
• T (test2) – проверка. Как понять, что мы двигаемся в нужном направлении.
• E (exit) – оценка. Как понять, что мы достигли результата. 

Данный метод предполагает получение исполнителем детальной информации о задаче не через критерии ее выполнения, а через информационные блоки ТЗ. Чаще всего его используют для сложных, многоступенчатых и длительных во времени задач.

Блоки задачи:

• H (header) – заголовок. Что нужно сделать.
• D (description) – описание. Контекст и детали задачи.
• R (result) – результат. Критерии готовности задачи.
• W (way) – путь. Четкий алгоритм с точками контроля задачи. 
• R (redline) – время и приоритет. Сроки и важность данной задачи по отношению к остальным. 
  
• M (motivation) – мотивация. Почему эта задача важна. 

• Все задачи по контролю будут отображаться у вас в Календаре и разделе Задачи и Проекты, так что вы точно ничего не пропустите.
• Комментировать задачи и направлять сотрудника можно прямо в Задачах Битрикс24.
• При необходимости обратной связи по задаче, вам будет приходить уведомление и системе и на почту.
• Все просроченные задачи сотрудников будут у вас перед глазами. 
• Стадию выполнения задачи можно видеть с помощью чек-листов и подзадач.
• Также вы можете увидеть количество затраченных на задачу часов и оценить эффективность и загруженность сотрудника.

Подробнее о контроле за выполнением задач мы поговорим в следующей статье уже через неделю. 

Подписывайтесь на наши соцсети, чтобы не пропустить!