В предыдущих статьях мы поговорили о том, что и как автоматизировать, упростить и сделать более прогнозируемым в работе внутри команды и работе с клиентами. Сегодня же мы обсудим те направления, о которых незаслуженно забывают, когда речь заходит об автоматизации:

• кадры;
• бухгалтерия;
• документооборот. 

Как интегратор Битрикс24 мы часто сталкиваемся с тем, что после автоматизации одних направлений, как правило в первую очередь автоматизируют именно работу с клиентами и работу проектных групп, клиенты возвращаются к нам для автоматизации следующих направлений: логистики, сервисных отделов, кадров, бухгалтерии и делопроизводства. Причина этому проста – автоматизация действительно работает и достаточно быстро приносит ощутимые и значимые плоды.

Автоматизацию логистики и технического отдела мы уже затронули на одном из наших вебинаров, сегодня же уделим внимание направлениям из списка выше. 

Начнем с того, что разделим всю кадровую работу на группы:

• Поиск, собеседования и обратная связь кандидатам.
• Найм и оформление.
• Адаптация нового сотрудника.
• Текущая работа с сотрудником.
• Увольнение. 

В первую очередь при подборе персонала важно определиться с требованиями к будущему сотруднику и грамотно составить описание вакансии. Для этого HR удобно пользоваться шаблонами задач в Битрикс24, с помощью которых он сможет запросить всю необходимую информацию у инициатора поиска, а также информировать его о том, что вакансия составлена, утверждать ее, производить публикацию во всех необходимых каналах и так далее. 

Работу по кандидатам удобно вести по воронке, стадии которой будут отображать этапы вашего взаимодействия, а саму информацию, дела, задачи и встречи с их результатами хранить в карточках кандидатов.

Как информация будет попадать в систему? Есть 2 варианта: автоматическое и ручное добавление. 

Для массового набора или подбора сотрудников на линейные должности вы можете добавить в вакансию форму, где зададите главные вопросы, как опыт, работает ли соискатель на данный момент и когда он может приступить к работе у вас.  Также в эту форму он сможет прикрепить свое резюме и написать сопроводительное письмо. Так, когда соискатель заполнит и отправит форму, в Битрикс24 автоматически создастся его карточка с запрошенными данными, а HR получит уведомление и сможет оперативно ознакомиться с предоставленной информацией. После этого HR сможет перевести кандидата на следующий этап или квалифицировать как неподходящего. HR также сможет использовать инструменты автоматизации, которые при классификации кандидата как неподходящего будут отправлять ему сообщение с отказом, где также можно указать причину, или наоборот, оповестят клиента о том, что представитель компании хотел бы пригласить его на собеседование, и даже предложат доступные для этого дату и время. И, когда кандидат выберет время и дату для беседы, HR также придет уведомление, в его календаре автоматически создастся встреча и это отобразится в карточке кандидата.

Что касается индивидуального подбора квалифицированного дорогостоящего персонала и руководителей, HR может добавить всю необходимую информацию о соискателе вручную и дальше вести его по воронке с настроенными инструментами автоматизации. 

Результаты собеседований также удобно вести в карточках кандидатов, из них же ставить задачи на инициатора поиска и других сотрудников. Такие задачи тоже можно выставлять вручную, а можно автоматизировать их постановку, к  примеру, после того, как кандидат будет переведен на новую стадию.

Что касается стадий взаимодействия с кандидатами, их можно прописать любые, в зависимости от ваших процессов и необходимых в ходе работы действий. Так, к примеру, вы можете создать отдельную воронку для подбора специалистов маркетинга, продаж и логистики, и еще одну для подбора специалистов отдела проектирования, где обязательным этапом будет выполнение тестового задания, еще одну для специалистов финансового и юридического отдела, которых будет обязательно проверять служба безопасности, еще одну – для найма руководителей и так далее. Все кандидаты одного типа будут отображаться в одной воронке, что позволит вам правильно выстроить работу с ними. 

Вы также можете вести все коммуникации с кандидатами прямо из их карточек в выбранных каналах связи: почта, мессенджеры, звонки и так далее, и вся отправленная вами информация и полученная обратная связь будет храниться в самих карточках. Это позволит не упустить ничего важного и не ошибиться с выбором. 

В Битрикс24 также может быть реализован функционал черного списка кандидатов, который поможет HR не тратить время на общение с теми, кто не сможет быть принят на работу. 

Когда кандидат выбран и согласие от него получено, роботы выставят все необходимые задачи для того, чтобы его найм и оформление прошли гладко. Это могут быть такие задачи, как:

• Составление и подписание договора, приложений, соглашения о неразглашении и прочих необходимых документов.
• Внутренне оформление сотрудника в штат, на подряд или другую форму найма.
• Оформление зарплатного счета и карты.
• Подготовка и предоставление всех необходимых ресурсов для нового сотрудника: рабочее место, оргтехника, необходимое ПО, доступ на рабочий портал и в другие системы.
• Ознакомление и подпись в журнале с правилами внутреннего распорядка компании, охраны труда и проч.
• Задачи для адаптации сотрудника.
• Индивидуальный план развития.
• Любые другие задачи согласно вашим правилам и потребностям. 

Итак, сотрудник выбран, согласован и принят на испытательный срок. За этим следует 2 вещи: 

• адаптация сотрудника;
• прохождение испытательного срока.

В некоторых случая сотрудники также проходят обучение, после чего сдают тест или экзамен. В этом случае имеет смысл создать еще одну воронку, где будут отображаться стадии самого обучение, т.е. подготовки к финальному тесту, и, непосредственно, проведение тестирования или экзамена. В этой воронке HR, или руководитель нового сотрудника может ставить сотруднику задачи с прикрепленными документами, назначать звонки и встречи с коллегами для его обучения новичка и другие дела в зависимости от ваших правил и процессов. 

Разумеется, в случае массовых наборов или при большой «текучке», имеет смысл добавить роботов и в эту воронку. Так, к примеру, когда кандидат был переведен на стадию «Выход на работу» воронки с поиском сотрудников, для него автоматически создастся карточка в воронке «Обучение сотрудников» и ему будет выставлена первая задача с первым блоком обучения, для которой будет прописан фиксированный от даты выхода сотрудника дедлайн. По истечении этого дедлайна сотрудник будет переведен на стадию с предварительным контролем первой части обучения, и когда этот контроль пройдет успешно и сотрудник переместится на этап воронки со второй стадией обучения, на него будет выставлена новая задача с новыми материалами для изучения второго блока работы и так далее. 

Что касается адаптации сотрудника, то ее лучше производить также с использованием шаблонов задач для адаптации, куда вы включите все необходимые для этого материалы. 

От новых сотрудников важно получать обратную связь вне зависимости от того, на какую должность они нанимались. Причем инициировать такие встречи и звонки должен именно HR или руководитель, а не сам новый сотрудник. Ведь он может просто не решаться «лезть в чужой монастырь», а в результате вы получите кучу нерешенных проблем и, вероятно, увольнение по инициативе компании или сотрудника в ближайшее после выхода сотрудника на работу время. Поэтому планируйте в календаре регулярные встречи, а также фиксируйте дату окончания испытательного срока. 

Обратная связь важна не только от новых сотрудников, но и от тех, кто работает уже давно. Это позволит на ранней стадии выявить и ликвидировать недовольство и другие проблемы, поэтому общаться с сотрудниками лучше регулярно. Кроме того, важно продолжать фиксировать все аспекты, чтобы сделать работу и HR, и сотрудника максимально эффективной и комфортной.

Для этого также используйте карточки сотрудников. В Битрикс24 есть карточки сотрудников, где можно увидеть их контактные данные и общую информацию о них. Это инструмент, доступный всем работникам. Для HR доступны еще одни карточки сотрудников: те самые, в которых велась работа в процессе поиска. Здесь HR будет фиксировать все договоренности с работниками и их пожелания, обратную связь от руководителя и другую важную информацию, что позволит ему при необходимости «поднять» всю историю по сотруднику и восстановить целостную картину.

В текущую работу по кандидату также входит работа с отпусками, отгулами, декретными и проч. Здесь также удобно использовать соответствующие стадии воронок и инструменты автоматизации. К примеру, в начале года HR составил график отпусков, который поместил в соответствующий раздел Битрикс24. Так все сотрудники будут видеть, когда будет отсутствовать их коллега и смогут планировать свое взаимодействие с ним. Что касается документального оформления, к примеру, отпуска, HR может установить себе автоматическую задачу, к примеру за 2 недели до назначенного отпуска сотрудника, для уточнения, не поменялись ли планы работника. Если изменений нет, HR может перевести карточку сотрудника на соответствующую стадию воронки, тем самым запустив процесс по подготовке документов, организации выплаты отпускных и так далее.

Сам по себе процесс увольнения сотрудника технически схож с процессом найма. Поэтому и инструменты и автоматизации Битрикс24 здесь будут использоваться те же: автоматическая постановка задач при переходе сотрудника на соответствующую стадию воронки:

• Задача по подготовке документов.
• Задача по передаче дел.
• Задача по передаче оргтехники и т.д.
• Задача по отключению доступов к рабочему ПО.
• Другие задачи в соответствии с вашими корпоративными правилами и процессами.

Автоматизация работы бухгалтерии главным образом включает в себя:

• Работу с задачами и процессами.
• Автоматизацию управленческого учета.
• Проверку контрагентов.
• Создание и работу с документами.
• Работу с товарами и услугами.

Подобная интеграция позволит оптимизировать и упростить управленческий учет и отслеживать оборот, прямые и косвенные затраты, а также условную чистую прибыть. Также есть возможность отобразить по каждой сделке такие показатели, как потенциальная и текущая валовая прибыль, маржа и прямые расходы на сделку, включая стоимость работы специалистов. 

Также интеграция 1С и Битрикс24 позволяет осуществлять проверку контрагентов и быть в курсе о банкротствах, ликвидациях, долгах и другой полезной информации. 

При интеграции Битрикс24 и 1С, информация введенная в одну из систем будет автоматически добавляться и в другую. Кроме того, есть возможность создания бухгалтерских документов, которое происходит на стороне 1С, прямо из карточки клиента в Битрикс24. Так, к примеру, при создании накладной в Битрикс24, из 1С в нее будут подставляться номенклатура товара, количество единиц, стоимость, номер счета и прочая необходимая информация. Также при необходимости можно настроить автоматическое указывание НДС. Документ сразу формируется в готовом для финансовой отчетности виде. После создания документа, его также можно отправить на печать прямо из карточки сделки, в которой она была создана. Это значительно упрощает работу с контрагентами по документам, позволяет экономить время и снижает риск возникновения путаницы.

Что касается работы с товарами, здесь главное – что при изменении информации, к примеру, об остатках, в одной системе, эта информация автоматически отображается и в другой.

Важная часть работы бухгалтерии, которую стоит автоматизировать, – это документооборот. О его автоматизации и пойдет речь ниже.

Работу с документами также достаточно удобно вести в Битрикс24. Для этого используются бизнес-процессы, в которых будут отражены все необходимые вам стадии работы с документами. Документы по контрагентам создаются в их карточках или карточках сделок. Для каждого отдельного документа отображается главная информация о нем, история взаимодействия и работы с документом, а также стадия, на которой сейчас находится документ. Здесь также можно ставить задачи и дела по документам, например, в случае необходимости можно поставить задачу о напоминании клиенту о подписании и оплате. Также из карточки документа можно совершить клиенту звонок или написать письмо. Инструменты автоматизации и роботы для работы с документами также предусмотрены. Так, к примеру при получении платежки от клиента можно настроить автоматическое переведение сделки на стадию, отвечающую за подготовку к отгрузке, или выставление задачи на ответственного сотрудника для начала подготовки товара к отгрузке.

Все документы по одному контрагенту можно посмотреть в его карточке, где также будут отражены стадии, на которых эти документы сейчас находится, что позволит сотруднику, ответственному за контрагента, отследить, какие документы «застряли» и на каких стадиях, и принять соответствующие меры. Также в Битрикс24 можно увидеть и состояние всех документов по всем контрагентам. 

Сегодня мы рассмотрели классические варианты автоматизации таких направлений деятельности компаний, как кадры, бухгалтерия и документооборот. 

Однако с помощью Битрикс24 можно автоматизировать любой процесс и работу любого направления. Если у вас есть какие-либо нетипичные и нетривиальные процессы и направления автоматизации, пожалуйста, напишите нам об этом и мы проведем для вас индивидуальную демонстрацию под ваши потребности, или же уделим вашему вопросу внимание в одной из будущих статей.

И не забывайте подписываться на нашу рассылку и соцсети, чтобы не пропустить свежие пятничные статьи и новые онлайн-встречи!