Далеко не все задачи в компании являются сквозными, т.е. необходимы постоянно, или требуют внимания сотрудника 40 часов в неделю. В таких случаях на помощь приходит аутсорсинг, или привлечение сторонних специалистов и компаний. 

В этой статье мы рассмотрим, когда стоит воспользоваться услугами штатного специалиста или нанять отдельную единицу для новых задач и проектов, а когда стоит поискать ресурс «на стороне».

Начнем с терминологии.

Однако здесь важно не забывать, что он стоит компании не только свою зарплату и премию. В стоимость сотрудника также входят:

• Налоги и отчисления ФСЗН.
• Организация рабочего места – компьютер и другое оборудование, стол, стул, программное обеспечение, аренда офиса, электроэнергия и т.д. В сумме общих расходов может казаться, что эти траты не значительны, однако если посчитать, сколько стоит весь штат офисных сотрудников, получится весьма приличная сумма. 
• Отпуска, больничные, мат. помощь и другие выплаты. Хоть они случаются и не так часто, эти выплаты в любом случае имеют место. И, разумеется, чем больше штатных сотрудников, тем больше и эта статья расходов.
• Обучение и повышение квалификации. Даже если обучение бесплатное или оплачивается сотрудником частично или полностью, как правило оно проводится в рабочее время, которое компания в любом случае оплачивает.
• Корпоративы и нефинансовые «плюшки» для сотрудников. Опять же, здесь, чем больше штат, тем больше и расходы. 
• Менеджмент. Штатным сотрудником нужно управлять, равно тратить время руководителей, которые тоже стоят денег, причем больших, чем сам сотрудник. Кроме того, время, потраченное на менеджмент большим штатом руководитель мог бы использовать для того, чтобы увеличить прибыль компании.

Чтобы не вдаваться в подробности разницы между аутсорсингом и аутстаффингом, давайте определим, что сюда будут относиться все, кто работает с задачами компании, но не является штатной единицей. За исключением, конечно, тех, кто не оформлен как сотрудник, но как и остальные, приходит в офис, ходит на корпоративы и пользуется скидками и бонусами, которые имеют все штатные работники. 

То есть сюда будут относиться как отдельные фрилансеры или предприниматели, занимающиеся, к примеру, созданием графических материалов и рекламой в сети, так и целые команды, которые предоставляют, например, бухгалтерские, юридические и другие услуги. 

Так, аутсорсеры:

• Имеют должную квалификацию, опыт и экспертизу для работы по вашим задачам, даже самым нетривиальным и узким. Зачастую это подтверждено лицензиями, сертификатами и портфолио.
• Сам оплачивает налоги, отпуска, корпоративы и бонусы для сотрудников. Разумеется, они делают это из своей выручки, которую получает и от вас в том числе. Разница в том, что вы – не единственный их клиент, поэтому эти расходы распределяются на всех и сам размер выплат из ваших средств меньше, чем на штатного сотрудника вашей компании.
• Часто имеет четкие сроки и регламенты работы. Конечно, ваши сотрудники тоже. Однако штатные работники куда чаще нарушают договоренности, чем аутсорсеры, для которых вы – это в первую очередь прибыль.
• Борются за вас, как за клиента. В продолжение предыдущего пункта отметим, что штатного сотрудника куда сложнее заменить, чем аутсорсера. Поэтому компании часто вынуждены закрывать глаза на мелки оплошности со стороны сотрудников, ведь при их замене нужно тратить значительное количество времени и средств на поиск и адаптацию нового работника. А замена аутсорсера происходит куда быстрее и дешевле. Поэтому аутсорсер всячески старается соблюсти все договоренности, чтобы вы остались довольны и продолжили работать именно с ним, а не ушли к конкурентам.

Воспользуйтесь простой схемой.

Зачастую руководители и владельцы компаний не хотят увеличивать расходы и «догружают» имеющихся сотрудников дополнительными обязанностями и зонами ответственности. Однако далеко не во всех случаях это хорошая идея. Сотрудника можно обучить, однако, даже после этого, он не будет давать такой результат, как профессионал своего дела. Кроме того, занимаясь новыми обязанностями, он станет уделять меньше времени основным задачам, из-за чего значительно пострадают их сроки и качество. Поэтому, если вы решили добавить новые задачи уже имеющемуся сотруднику:

• Убедитесь, что у него есть свободный временной ресурс на обучение и выполнение новых задач. Для этого просмотрите рабочие отчеты и с использованием рабочего времени в Битрикс24. Если время на выполнение задач зафиксировано менее 6 часов в день, можно смело включать этого работника в новые задачи и проекты. Если же у него все «под завязку», но он все-таки нужен вам в новых задачах, перераспределите часть его работы между коллегами.
• Проверьте, есть ли у сотрудника способности к выполнению подобного рода задач в принципе. Сколько не пытайся заставить «гуманитария» работать с цифрами, ничего не выйдет. И наоборот.
• Не ожидайте высокого качества выполнения новых задач. Во-первых, потому что многому люди учатся годами, а во-вторых, потому что только с опытом можно понять, как правильно и эффективно работать в некоторых направлениях.
• Будьте готовы к ухудшению качества основных задач. Дело не только во времени, но и в концентрации, волнении и множестве других факторов. 

Самый большой страх перед аутсорсингом связан с недоверием. Люди не склонны полагаться на то, что им физически не доступно. Штатный сотрудник в этом плане единица вполне понятная и осязаемая. Вот он, в синей рубашке, сидит за столом, стучит пальцами по клавиатуре. На него можно посмотреть, с ним можно поговорить, выпить кофе и так далее. Аутсорсер – совсем другое дело. Он часто воспринимается как некая абстрактная субстанция или бездна, в которую «засовываются» задачи, а она потом «выплевывает» результат. И контактировать лишний раз для уточнения с ней страшно и неприятно. Да и кто знает, что она умеет и насколько хорошо? И что, если результат потом «сломается» или попросту не подойдет компании? А парень в синей рубашке свой, уже многое знает о компании и ожиданиях, поэтому худо-бедно да сделает работу. 

Именно поэтому нередко из-за своих страхов бизнес получает не достаточно хороший результат, что не позволяет ему быть по-настоящему эффективными и прибыльными.

Что делать?

• Опирайтесь на факты, а не на ощущения. Лучше всего делать это не в мыслях, а физически, то есть на бумаге или в любом текстовом редакторе. Разделите лист на 2 столбца: аутсорсер и собственный сотрудник. Оцените обоих по таким критериям, как квалификация, опыт (портфолио и отзывы), стоимость, необходимость дополнительных ресурсов, как обучение, ПО и другие технические средства, необходимый объем управления процессом, значимость качества работ, а также временные затраты и наличие свободного времени у сотрудника. Это поможет вам материализовать все преимущества аутсорсинга и сделать первый шаг к победе над страхом.
• Встретьтесь с аутсорсером лично. Это можно сделать как в вашем или его офисе, или же на нейтральной территории. Это поможет вам установить личную связь и материализует его в ваших глазах. Так он станет для вас таким же человеком, как и парень в синей рубашке в офисе. Если личная встреча невозможна, созвонитесь с ним по видео-связи, чтобы установить визуальный контакт и подкрепить доверие.
• Предоставьте ему исчерпывающую информацию о компании, задачах и целях, предстоящей работе и сотрудниках, с которым он будет взаимодействовать чаще всего. Дайте ему доступ к нужной папке на Битрикс24 перед встречей или звонком, чтобы он мог предварительно ознакомиться с нужной информацией и подготовить вопросы. Честно отвечайте на его них, чтобы получить максимально приближенный к вашим ожиданиям результат. 
• Если вы боитесь разглашения информации, подпишите с аутсорсером NDA или договор о неразглашении данных, где будет прописано, что именно нельзя разглашать, а также штрафные санкции, которые понесет нарушитель.
• Задавайте аутсорсеру вопросы. Чем больше вы о нем узнаете, тем проще вам будет выбрать подрядчика среди множества конкурентов. Помните, что выбор аутсорсера – по сути тот же подбор сотрудника в штат, но с другим юридическим оформлением, другим менеджментом и каналами связи. В Битрикс24 также предусмотрена работа со сторонними специалистами: звонки и чат, а также работа над задачами.
• Обозначьте конкретные сроки и ожидания от результата. При необходимости можно дополнительно зафиксировать точки промежуточного контроля. Как правило это актуально для длительных проектов, как разработка сайта или ПО. Проще всего это сделать с помощью развернутой задачи в Битрикс24 с подзадачами или чек-листом. В этом случае вы сможете быстро увидеть новые комментарии или вопросы по задаче.
• Давайте обратную связь по работе и результату. Это поможет оптимизировать работу и сделать результат более качественным. Здесь также оптимальный вариант – задачи в Битрикс24. Аутсорсер получит уведомление о вашем комментарии и оперативно примет новую информацию к сведению.

И помните, что каждую из задач или функций в вашей компании может выполнить как аутсорсер, так и штатный сотрудник. Все зависит от ваших обстоятельств и конкретной задачи или функции. 

А уже через неделю мы расскажем, в каких случаях стоит работать с удаленными сотрудниками, а в каких лучше оставить их в офисе, и как правильно организовать работу удаленного сотрудника. 

Не пропустите! Мы анонсируем выход новой статьи в наших соцсетях.