Начнем «полезный 2023 управленца» с азов менеджмента: сегодня речь пойдет о том, как организовать эффективную работу внутри отдела и связь с другими подразделениями, а также поделимся, чем в этом может быть полезен Битрикс24.

Для наглядности рассмотрим все выше перечисленное на примере. 

В качестве примера возьмем вымышленную компанию ООО «Новые Горизонты», которая занимается дистрибуцией оборудования, т.е. закупает его у производителей и дальше продает оптом и в розницу B2B и B2C-клиентам, а также занимается его пусконаладкой и техническим обслуживанием. 

В компании есть генеральный директор (или управляющий, или собственник, непосредственно участвующий в работе компании), коммерческий департамент с отделами продаж, маркетинга и логистики, технический департамент, занимающийся пусконаладкой и обслуживанием оборудования, а также финансы, юристы и кадры. Нередко в подобных компаниях последние направления отдаются на аутсорс, однако чаще всего есть 1 или несколько штатных сотрудников, которые непосредственно коммуницируют с аутсорсерами. Так, в случае ООО «Новые Горизонты», есть штатный финансовый директор, который работает со сторонними бухгалтерами (главный бухгалтер и бухгалтер по заработной плате), а юристы и кадры – полностью на аутсорсе. Также в компании есть штатный секретарь, который отвечает за делопроизводство и выполняет поручения руководителя. Итого 36 сотрудников в штате и 4 постоянных аутсорсера. 

В первую очередь отметим, что важно, чтобы каждый сотрудник имел понимание, к кому обратиться в той или иной ситуации. Нередко для этого используются справочники сотрудников с их должностями и контактами. Однако куда удобнее использовать для этого настроенную в Битрикс24 структуру компании, в которой будут отображаться все подразделения и сотрудники, причем, кликнув на каждого из них, можно будет перейти в карточку сотрудника с полной информацией о нем и его зонах ответственности, а также написать ему в чат или на почту.

Подробнее о том, как выбрать исполнителя, какие способы постановки задач существуют и как выбрать нужный, а также о промежуточном и итоговом контроле мы уже рассказали в предыдущих статьях. 

Сегодня же покажем, как это работает на примерах. В статье мы расскажем, о том, как будет вестись работа. текстом, а на вебинаре 16 февраля покажем, как все это организовать и выполнить в Битрикс24.

Как именно организовать все выше перечисленной в Битрикс24 смотрите на вебинаре 16 февраля. 

Уже в самой постановке задач видно, что некоторые из этапов работ сопряжены со взаимодействием с внешними отделами и лицами. Чуть позже мы расскажем, как грамотно организовать сам процесс взаимодействия и коммуникацию, а пока перейдем непосредственно к работе над поставленными задачами или их выполнением. 

Итак, задачи сформулированы и поставлены, исполнители выбраны и оснащены всеми необходимыми ресурсами, а также выставлены и разъяснены точки контроля. Что дальше?

А дальше непосредственно начинается процесс работы над задачами и осуществление промежуточного контроля. Для того, чтобы получить нужный результат в нужный срок следует заранее оговорить регламенты, процессы и методы, которыми будут руководствоваться исполнители, т.е. установить некие рамки, в которых будет действовать сотрудник. Даже если вы избрали либеральный стиль управления и ваши сотрудники часто используют свои творческие способности в работе, некие ограничения все-таки необходимы, чтобы результат был хотя бы той же направленности, что и планировалось. 

Главным образом, стоит определиться с методом работы над проектом. Как правило он выбирается для компании и направления и распространяется на все задачи за редкими исключениями. О методах и инструментах работы над проектами мы уже говорили в одной из предыдущих статей, сегодня же коротко о них напомним и применим их к нашим примерам в продажах, маркетинге и логистике.

• Waterfall. Подразумевает наличие четких требований к результату и сроку. Исходные условия меняться не могут, в противном случае придется начинать весь цикл работ (аналитика, прототипирование, реализация, тестирование, запуск и поддержка) с самого начала. Такой метод чаще всего применяют производственные предприятия непосредственно для изготовления своей продукции. Так, к примеру, если на этапе реализации появились какие-либо новые вводные, необходимо заново произвести анализ, создать новый прототип и далее по циклу. В случае компании из нашего примера, данный метод применим разве что для финансов и юристов. Так, к примеру, если в процессе создания нового для компании типа договора меняется законодательство, целесообразно сначала полностью проанализировать все, что затронули изменения, составить новый прототип договора, оформлить его в полноценный договор, на этапе тестирования провести еще один анализ на наличие отклонений от ожидаемого результата, и только после этого запустить в работу. 
• Диаграммы Ганта. Инструмент, который часто используется при работе по Waterfall и непосредственно отображает этапность работ и задач, которые необходимо выполнить. В Битрикс24 задача с договором выше будет выглядеть следующим образом:

Так, мы видим, что одна из задач по этому проекту, а именно сбор требований законодательства, уже просрочена (отображается красным). Также мы видим дедлайны (красные вертикальные линии) и последовательность задач (стрелки). Это помогает отслеживать сроки задач и видеть, где могла возникнуть проблема в ходе работы.

• Agile. Группа методов, которая подразумевает возможность частых изменений исходных данных, что позволяет организовать гибкую работу над проектом. На сегодняшний день большая часть коммерческих структур компаний так или иначе работает по Agile, что позволяет продажам, маркетингу и логистике быстро реагировать на изменения и учитывать их в результате работы. 
• Канбан. Инструмент, который помогает выполнять задачи точно в срок. Представляет собой доску, на которой непосредственно отображены сроки по столбцам и каточки с задачами на самой доске. К примеру, в Битрикс24 рабочее пространство с задачами маркетолога будет выглядеть вот так:

На доске отображены задачи, которые уже просрочены, задачи, которые нужно выполнить сегодня, на этой и следующей неделе, задачи без срока и задачи со сроком более двух недель. Такой инструмент поможет специалисту сориентироваться в задачах и понять, какие нужно выполнить в первую очередь, а какие позже. Кроме того, важные задачи можно отметить «огоньком», чтобы сотрудник уделили им особое внимание. К примеру, в прошлый раз сотрудник не утвердил письмо с руководителем, поэтому сейчас такой индикатор используется для задачи, чтобы сотрудник точно ее не упустил. Также на самих задачах есть индикаторы с комментариями, чтобы сотрудник мог видеть, что кто-то дал обратную связь по задаче и обратил на это внимание. Руководитель же может быстро понять, как идут дела по задачам без того, чтобы запрашивать отчет у сотрудника, и корректировать приоритеты.

Канбан также используется в Битрикс24 для работы менеджеров по продажам: он отображает стадии воронки продаж и движение по ним клиентов:

Здесь вместо карточек с задачами отображаются карточки запросов от клиентов, перейдя в которые можно увидеть все подробности по сделке, посмотреть историю общения, прослушать звонки и связаться с клиентом. Подробнее о том, как использовать Канбан для работы с клиентами смотрите в видео. 

• Scrum. Инструмент, который удобно использовать для совместной работы отдела. Главная суть в том, что работа планируется небольшими циклами (спринтами), как правило 1-3 недели, по истечении которых проводятся совместные звонки с анализом предыдущего спринта и планированием будущего. Для планирования используют стори-пойнты – относительные величины, которые отображают количество времени и усилий сотрудников, необходимых для выполнения задачи. Таким образом общее количество стори-пойнтов одного спринта не должно сильно превышать их количество для другого. непосредственно работа по задачам будет вестись в канбан-доске внутри спринта. Подробнее о Скрам в Битрикс24 смотрите в видео, а пример Скрам – ниже:

Важная часть любого рабочего процесса – это коммуникации и взаимодействие с сотрудниками из смежных отделов. Можно действовать по старинке: сделал – написал в чат или почту, а можно автоматизировать этот процесс в Битрикс24. 

Вернемся к примерам выше и увидим, что если в случае задачи по запуску рекламной кампании маркетингом это в основном согласования и отчетность, то, к примеру для продаж к согласованиям добавляются такие взаимодействия со смежными подразделениями как передача клиента в отдел пусконаладки, запрос на подготовку документов в отдел выписки и их получение, а также контроль результатов работы отдела пусконаладки через сбор обратной связи от них и от клиента.

Для того, чтобы наладить быстрое и качественно взаимодействие между подразделениями, целесообразно использовать бизнес-процессы и воронки в Битрикс24.

Рассмотрим на примере передачи клиента в отдел пусконаладки. Перед вами 2 воронки продаж: продажа товаров и производство (в нашем случае это и есть пусконаладка). Каждая из них имеет свои стадии, которые соответствуют стадиям процесса. Так, мы видим, что в воронке «Продажа товаров» есть стадия «передача в производство», из которой тянется стрелка к стадии «Запрос в производство» воронки «Производство». Так, когда менеджер по продажам переведет клиента на стадию «Передача в производство», автоматически запустится процесс работы отдела пусконаладки. Как вы можете видеть, из финальной стадии воронки «Производство» также исходит стрелка в другую воронку, что также даст старт последующей работе с клиентом.

Таким образом, с помощью Битрикс24 достаточно просто организовать процесс взаимодействия между разными отделами, причем передачу информации можно настроить в соответствии с шаблонами документов и чек-листами, что позволит отдавать ее следующему исполнителю в заранее оговоренном виде и объеме. Это исключает повторные обращения за детализацией, которые, по сути, могут быть бесконечными, особенно, если между отделами есть конфликт или конкуренция. 

Процесс согласования также достаточно просто организовать с помощью чек-листов и задач в Битрик24. Так, при завершении определенной задачи, подразумевающей непосредственно работу, можно настроить автоматическую постановку задач на руководителя, которая в чек-листе будет отображать критерии, по которым он определит, может ли результат считаться согласованным или стоит отправить его на доработку. 

Это классическая задача в Битрикс24, в которой настроены ответственный, сроки, а также есть возможность прикреплять документы и давать комментарии, в которых удобно сообщать сотруднику о необходимых правках. Так, в примере выше документ не соответствует корпоративному стилю, о чем сообщил руководитель в комментариях.

На данном этапе компания получает результат от проделанной работы и оценивает его. Оценку можно производить с помощью специальных отчетов Битрикс24: отчеты по продажам, сквозная аналитика и любые другие необходимые отчеты, которые настроит для вас интегратор. 

Сегодня мы рассказали, как организовать работу отдела в Битрикс24, а также построить быстрое и удобное взаимодействие между департаментами в целом, а уже через неделю более подробно расскажем, как «подружить» одни из самых конкурирующих за результат направления: продажи и маркетинг.

Подписывайтесь на наши соцсети, чтобы не пропустить!