В предыдущей статье мы рассмотрели, как ставить задачи, чтобы они выполнялись в срок, а результат соответствовал ожиданиям. Важным этапом достижения поставленной цели является и контроль.

Сегодня мы поговорим о том, каким бывает контроль и как держать все задачи в поле зрения, при этом не «зашиваясь» в постоянной проверке выполнения задач.

Итак, контроль бывает: 

• Первичный, или контроль при постановке задачи.
• Промежуточный:
• текущий, когда точками контроля выступают события, напрямую не связанные с задачей, например, еженедельная планерка;
• рубежный, когда точки контроля – события в задаче, например, завершение какого-либо этапа.
• Итоговый, или финальная оценка результата.

Можно сказать, что каждый следующий тип контроля исправляет ошибки предыдущего. Поэтому, чем более серьезно вы отнесетесь к первичному, текущему и рубежному контролю, тем меньше нужно будет исправлять в готовом результате работы.

О том, как производить первичный контроль, мы уже рассказали ранее, а об итоговом контроле поговорим в следующей статье.

Сегодня же разберем промежуточный контроль: что нужно для его осуществления и какие действия руководителя он подразумевает. 

Этот тип контроля осуществляется непосредственно в ходе выполнения работ и не зависит от него. Руководитель сам выбирает, когда и как контролировать выполнение задачи, т.е. определяет точки контроля. Это могут быть:

• регулярные по времени и заранее спланированные совещания или созвоны по конкретной задаче. К примеру, каждый понедельник после планерки с отделом вы можете обсудить узким кругом лиц ход работ по конкретной задаче.
• короткое обсуждение хода работ прямо на планерке в присутствии всего отдела. 

Распространено мнение, что текущий контроль «без предупреждения», т.е. без фиксированной даты поможет сотруднику более ответственно отнестись к работе, ведь он знает, что в любой момент вы можете прийти и попросить рассказать о проделанной работе. На деле же такой контроль только мешает и сотруднику, и вам: доклад может быть путаным и не охватить всех аспектов, ведь сотрудник в этот момент может быть погружен в другую задачу. Таким образом, вы потратите свое время и время исполнителя на почти бесполезное общение. Если же контроль запланирован, сотрудник подготовит к назначенному времени всеобъемлющий отчет о проделанной работе и задаст все интересующие вопросы. Вы же в свою очередь получите полное представление о ходе выполнения задачи и сможете сформулировать и спросить о том, что вас волнует.

С большой долей вероятности вы задумались о том, нужен ли вам текущий контроль, если сотрудник отчитывается о проделанной работе поэтапно, то есть когда какая-либо из стадий завершена. Отметим, что эти типы контроля отнюдь не замещают, а дополняют друг друга. Ниже мы покажем, какие функции выполняет текущий и рубежный контроль, и почему их лучше использовать вместе.

Текущий контроль позволит:

• Понять, в нужном ли направлении и темпе действует сотрудник до того, как он потратил время на промежуточный результат.
• Увидеть, есть ли какие-то препятствия выполнению работ и вовремя устранить их.
• Обнаружить возможные более оптимальные пути достижения цели. 

• Какая работа была проделана в прошлом периоде?
• Какая работа планируется на будущий период?
• Успеет ли сотрудник выполнить задачу в срок при текущей загрузке?
• Какие препятствия и сложности есть сейчас в работе?
• Возможно необходим дополнительный ресурс или наоборот есть свободный?
• Какие новые идеи пришли сотруднику в ходе работы над задачей?
• Можно ли как-то оптимизировать работу?

Самый удобный инструмент для такого контроля – Скрам в Битрикс24, который подразумевает регулярные короткие созвоны с сотрудниками. Подробнее о то, как он работает – в одной из предыдущих статей цикла по менеджменту.

Если текущий контроль подразумевает выявление особенностей хода выполнения задачи, то рубежный контроль – это скорее утверждение промежуточных результатов. И в отличие от текущего контроля здесь совсем не обязательно проводить совещание или созваниваться с исполнителями. Достаточно просто написать «Ок» в комментарии к задаче в Битрикс24, или же указать необходимые для внесения правки. Если первичный и текущий контроль производился корректно, то в итоговой оценке результата задачи правок или не будет вовсе, или они будут незначительными. Если же правок много, следует более тщательно и часто производить текущий и рубежный.

Почему важно использовать и текущий, и рубежный виды контроля?

Как оценивать итоговый результат работ, расскажем в следующей статье уже через неделю.

Подписывайтесь на наши соцсети, чтобы не пропустить!