В предыдущих статьях цикла о менеджменте мы уже рассмотрели, с какими проблемами чаще всего сталкиваются руководители и как их решать, как выбирать и корректировать стиль управления, чтобы получать максимум эффективности от сотрудников, не доводя их до выгорания и увольнения, как определить свои сильные и слабые стороны и наращивать недостающие компетенции с помощью PAEI-модели, и какой метод управления проектами выбрать, чтобы навести порядок в компании и процессах, а также производить результаты максимально соответствующие ожиданиям и делать это оптимальным путем.

Сегодня же рассмотрим еще один инструмент, который позволяет качественно выполнять задачи и работать над проектами, постоянно оптимизируя работу и правильно распределяя при этом ресурсы – цикле Деминга. 

Цикл Деминга (PDCA) – это метод непрерывного улучшения качества продуктов, результатов и процессов, представляющий собой алгоритм действий руководителя из 4 этапов:

• Plan (планирование) – определение целей и задач, необходимых для их достижения.
• Do (действие) – выполнение запланированных задач.
• Check (контроль) – сбор и анализ информации о получившемся результате, процессах и задачах, выявление проблем и предложение путей их решения.
• Act (корректировка) – внедрение мер по устранению проблем и оптимизации работы и результата.

Стоит отметить, что данный инструмент отлично подходит для работы над проектами по гибким методикам семейства Agile, например Scrum, и хуже применим для линейной методики управления проектами Waterfall, поскольку в ней все работы выполняются в четкой последовательности, без возможности вернуться к предыдущему этапу и скорректировать его.

Рассмотрим этапы цикла Деминга более детально на примере работы отделов продаж и маркетинга по стимудированию повторных продаж. 

На данном этапе руководитель отвечает для себя на вопросы «где мы сейчас находимся?» и «куда мы хотим двигаться?». Так, в нашем случае, например, компания имеет в среднем 10 продаж в месяц, из которых только 2 – повторные. И мы хотим увеличить общее количество продаж до 15 за счет прироста повторных продаж.  Когда цель определена, можно переходить к составлению плана действий (Action plan), который содержит:

• Перечень необходимых для достижения результата задач. В нашем случае это составление специального предложения для действующих клиентов, анонсирование предложения по базе текущих клиентов с помощью рассылки, составление плана и графика обзвона специалистами по продажам, непосредственно сам обзвон,  работа с клиентами и завершение сделок. В Битрикс24 для этого создаются задачи, подзадачи и проекты. Если вы работаете по Scrum, для задач также создаются ветки, которые называются эпики. Например, все задачи по работе с клиентами можно отнести в одноименный эпик.
  
• Определение ответственных, исполнителей, соисполнителей и других участников задач. Все эти роли также можно настроить в Битрикс24 для каждой из задач и подзадач.
  
• Определение сроков, когда каждая из мелких задач и подзадач должна быть выполнена. Сроки для каждой из них также выставляются в Битрикс24. Кроме того, можно настроить планирование сроков с указанием времени начала, длительности и датой завершения работ. А для удобства контроля сроков можно использовать Канбан.
  
• Определение и выделение необходимых для выполнения задач ресурсов.
  
• Определение периодичности и способа коммуникаций между участниками. В Scrum, например, это ежедневные созвоны. Также в Битрикс24, помимо почты и чата, для связи есть возможность общаться по каждой из задач прямо в комментариях внутри задачи.
  

Как ставить задачи, чтобы уже на этом этапе увеличить эффективность работы над ними и непосредственно результата, расскажем уже в следующей статье.

Здесь происходит непосредственно выполнение поставленных задач. Прямо по ходу их выполнения задач могут измеряться полученные результаты. 

В первом цикле рекомендуется начать с небольших задач и несложных задач, ведь по сути роль первого цикла – тестирование и отладка. С каждым следующим циклом стоит приступать к более крупным и значимым задачам. 

К примеру, в первом цикле PDCA можно связаться с лояльными клиентами, и, сделав им специальное предложение, собрать обратную связь, чтобы внести корректировки, и в следующем цикле уже делать клиентам обновленное предложение.  С каждым следующим циклом стоит приступать к более крупным и значимым задачам. 

• Собираются данные из разных источников: сотрудники, аналитика продаж, клиентов, конкурентов и т.д. Чем большее количество релевантных источников вы задействуете, тем более точный и всеобъемлющий результат вы получите.
• Производится оценка полученных результатов относительно плановых показателей. 
• Предлагаются меры для усовершенствования.

Так, например, может выясниться, что количество заинтересованных клиентов слишком мало, следовательно есть необходимость в пересмотре самого спецпредложения. Или же, наоборот, спрос больше ожидаемого, в этом случае в будущем цикле следует выделить больше ресурсов для обзвона клиентов.

Когда меры по улучшению известны, стоит приступить к работе над их внедрением. Здесь, к примеру, могут быть поставлены задачи по доработке или изменению спецпредложения, поиску новых источников продвижения и т.д. 

Когда все изменения и доработки внедрены, переходим к этапу планирования следующего цикла: снова определяем цели и ставим задачи. 

Как правильно подойти к постановке задач и работать со SMART-задачами – читайте уже в следующей статье через неделю.

Подпишитесь на нас в соцсетях, чтобы не пропустить свежие полезные статьи!